Umzugs-Checkliste

Zeitliche Planung

4 Monate vorher

  • Alten Mietvertrag kündigen (ggf. lange Kündigungsfristen beachten!)
  • Umzugstermin festlegen (Umzug am Wochenende spart Arbeitsausfall)
  • Mitarbeiter frühzeitig über Umzug informieren, z. B. per Infobrief
  • Kunden und Geschäftspartner mittels Rundschreiben über Umzug und evtl. Ausfallzeiten informieren, neue Adresse, Telefon- und Faxnummer mitteilen
  • Steuerberater, Anwälte, Finanzamt, Versicherungen, IHK, Gewerbeamt, Berufsgenossenschafen, Agentur für Arbeit u. ä. über Umzug informieren
  • Bei Ortswechsel Eintrag im Handelsregister ändern lassen
  • Eintrag im Telefonbuch und in den Gelben Seiten ändern
  • Auf Firmenumzüge spezialisierte Spedition (z.B. RENA-Umzüge) beauftragen
  • Renovierungsmaßnahmen für alten und neuen Firmensitz planen, gegebenenfalls Handwerker bzw. Maler beauftragen
  • Firma zur Reinigung der Firmenräume (alt und neu) nach Umzug beauftragen
  • Fachfirma mit Installation/Konfiguration der EDV-/Telefonanlage beauftragen
  • Versorger informieren und Termin zum Ablesen der Zählerstände vereinbaren
  • Hausrats- und Haftpflichtversicherungsschutz überprüfen bzw. neu abschließen
  • Umzugshelfer organisieren und Umzugsplan erstellen
  • Briefpapier mit neuer Adresse und Kontaktdaten drucken lassen und Mitarbeiter veranlassen, dieses ab eines bestimmten Zeitpunkts zu verwenden
  • Möbel organisieren: Was wird mitgenommen, was neu angeschafft?
  • EDV- und Telefonanlage, Software, Arbeitsgeräte überdenken: Sollen modernere Geräte angeschafft werden?
  • Nicht mehr benötigte Büromöbel und Altlasten aussortieren und Sperrmülltermin mit der Stadt vereinbaren

Einen Monat vorher

  • Einrichtungsplan für neue Firma zeichnen, dabei bisherige Arbeitsplatzanordnung überdenken und Wünsche von Mitarbeitern einfließen lassen
  • Bei Spedition (z.B. RENA-Umzüge) erkundigen, ob zusätzliches Fachpersonal für die Demontag zur Verfügung steht
  • Montage der Möbel benötigt wird. Falls nicht: Fachpersonal beauftragen
  • Ebenfalls nachfragen (z.B. RENA-Umzüge), ob Spedition Verpackungsmaterial zur Verfügung stellt.
  • Falls nicht: Umzugskisten, Luftpolsterfolie, Decken etc. organisieren
  • Prüfen, ob sich Spedition um Halteverbotszonen am Umzugstag kümmert. Bei RENA-Umzüge selbstverständlich.
  • Falls nicht: Mobile Halteverbotszone bei der Stadtverwaltung beantragenGesamtes Umzugsgut inventarisieren
  • Umzugsreihenfolge festlegen (welche Räume zuerst ein- bzw. ausräumen?)
  • Breite von Türen, Treppenhäusern und Fahrstühlen für Umzug ausmessen
  • Ggf. alte Akten vernichten (gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten!)
  • Allgemein die Archivierung überdenken: Umzug kann guter Anlass sein, aufelektronische Archivierung umzusteigen
  • Nachsendeservice für Geschäftspost erteilenZeitungs- und Zeitschriftenabonnements ummelden

2 Wochen vorher

  • Zuvor festgelegte Termine mit Spedition, Handwerkern, Malern, Reinigungsfirma und Umzugshelfern noch einmal bestätigen lassen
  • Heizkostenabrechnung mit bisherigem Vermieter abklären
  • Termin zur Übergabe mit Vermieter vereinbaren und Übergabeprotokoll vorbereiten
  • Abdeckung für empfindliche Böden besorgenSchlüsselrückgabe der Mitarbeiter organisieren
  • Möbel etikettieren, damit beim Umzug zusammenbleibt, was zusammengehört

Eine Woche vorher

  • Cateringfirma beauftragen, die am Umzugstag für Verpflegung sorgt, bei RENA-Umzüge inbegriffen
  • Zustand der neuen Firmenräume zusammen mit dem Vermieter überprüfen, Zählerstände ablesen und alles schriftlich festhalten
  • Nachbarn ? alte und neue ? informieren

Einen Tag vorher

  • Wertvolles sowie wichtige Unterlagen für den Umzugstag sicher verstauen bzw.selbst in die neuen Räumlichkeiten bringen

Am umzugstag

  • Treppenhaus ? altes und neues ? auf Vorschäden kontrollieren und nach dem Umzug reinigen lassen
  • Kontrollieren, ob in den alten Firmenräumen nichts vergessen wurde
  • Alte Räumlichkeiten reinigen lassen
  • Alten Firmensitz mit Übergabeprotokoll an Vermieter übergeben
  • In den neuen Firmenräumlichkeiten für funktionierende Beleuchtung sorgen
  • Trinkgeld für Speditionshelfer bereithalten und Einladung zur Einweihungsparty für restliche Helfer und Mitarbeiter aussprechen

Nach dem Umzugstag

  • Impressum/Kontaktdaten auf Firmenwebsite anpassen
  • neue Firmenräume reinigen lassen
  • Alle Umzugsrechnungen und Belege sammeln für die Steuererklärung
  • Technische Geräte (Computer, Telefone, Fax, Kopierer etc.) gründlich entstauben
  • Eventuelle Schäden der Speditionsfirma melden, bei RENA-Umzüge verkürzt sich diese Liste auf null
  • Einweihungsparty veranstalten